Vous venez de créer votre compte sur Easyme, le logiciel de gestion pour auto-entrepreneurs, mais vous ne savez pas par quoi commencer ? Suivez les étapes pas à pas !
Paramètres généraux
La toute première étape est d’aller paramétrer les informations principales. Dans Mon Entreprise / Paramètres / Paramètres généraux, renseigner votre nom, adresse, SIRET etc. N’hésitez pas à consulter l’aide de cette page pour plus d’informations.
Paramètres des devis et factures
Ensuite dans Paramètres / Devis et factures, il vous faudra renseigner :
- Ajouter votre logo (facultatif).
- Personnaliser les paramètres esthétiques du document comme le modèle de la facture et les couleurs que vous voulez (facultatifs).
- Vous pouvez ensuite joindre le pdf de vos CGV pour qu’elles s’ajoutent automatiquement à tous vos devis et factures.
- Ajouter un petit fichier avec votre signature, et personnaliser l’affichage de vos devis (facultatif aussi). Par contre il faudra renseigner les mentions légales pour vos devis, et ça c’est obligatoire (voir l’article Quelles sont les mentions obligatoires pour les devis ?).
- Renseigner les mentions légales (voir l’article Quelles sont les mentions obligatoires sur la facture d’un auto-entrepreneur ?).
Expédition des mails
L’onglet de paramétrages Gérer mes modèles de mails vous permettra de renseigner votre boîte mail favorite.
Par défaut, les mails seront envoyés depuis « noreply@easyme.fr » (mais si vos clients souhaitent vous répondre, ils ne pourront pas le faire à cette adresse).
Pour personnaliser l’envoi, vous avez 4 possibilités (voir également la page d’aide) :
- Connecter votre compte Google
- Connecter votre compte Microsoft
- Ajouter une autre adresse personnalisée via les paramètres SMTP
- Vous pouvez également créer votre propre adresse qui utilisera le nom de domaine de l’application. Exemple : monentreprise@easyme.fr (sur simple demande et gratuitement nous pourrons vous créer l’alias correspondant, pour que les réponses à ces mails arrivent sur votre boîte mail personnelle). Pour ça, écrivez-nous à contact@easyme.fr en indiquant l’adresse que vous souhaitez qu’on crée pour vous.
Taux de charges sociales
Vous pouvez ensuite personnaliser vos Taux des charges sociales (même si ce n’est pas primordial dans les premiers jours).
Sans changer l’ordre d’affichage des différents taux, vous pouvez personnaliser les descriptions et noms courts pour correspondre à votre déclaration URSSAF, ou à ce que vous retiendrez le mieux.
Renseignez ensuite les différents taux à l’aide de votre dernière déclaration URSSAF, en vous assurant que ces taux sont exacts (le calcul des charges URSSAF et de votre rentabilité sera ensuite basé là dessus).
Autres paramètres
Les autres onglets de paramétrages (Gérer mes modèles de mails et Régime TVA si vous avez l’option) peuvent attendre un peu si vous n’avez pas le temps dans l’immédiat.
Les modèles de mails vous permettront de personnaliser autant que vous voulez vos mails de façon à permettre l’envoi quasi automatique de ces mails, sans passer du temps à les personnaliser pour chaque client.
Le paramétrage pour le régime d’imposition TVA vous permettra, à partir de la date d’entrée en régime TVA, d’afficher un taux de TVA par défaut sur vos nouvelles lignes de devis et factures (hors catalogue d’article, lui il faudra le modifier puisque vous avez déjà personnalisé ces lignes.
Après avoir tout bien paramétré, il faut que le client soit créé avant de pouvoir débuter la facture. Il faut aller dans Mon Activité / Mes Clients pour pouvoir ajouter ce dernier.
Voici un exemple :
Vous pouvez ensuite ajouter d’autres coordonnées pour ce client (adresse de livraison spécifique, mail du contact facturation, etc.).
L’étape suivante consiste à renseigner les tarifs / articles de ce qu’on va facturer. En réalité cette étape est facultative, au moment de la facture on peut soit ajouter une ligne pré-remplie soit en ajouter une nouvelle, mais c’est quand même bien pratique de préparer ce travail en amont si vous êtes amenés à facturer souvent le même genre de choses !
Pour cette étape il faut donc aller dans Mon Activité / Mes Tarifs.
Tous ces champs sont pré-remplis ici, mais peuvent à tout moment être modifiés sur les brouillons de factures ou devis.
Le Code est composé de quelques caractères (lettres ou chiffres) qui servira de repère pour vous. C’est ce que vous renseignerez sur la facture pour afficher le reste de l’article.
C’est bon, vous pouvez à présent commencer votre facture !
On a vu plus haut les paramètres primordiaux avant d’établir la première facture, mais il y a d’autres paramètres très intéressants également !
Gestion des modèles de mail
Mon Entreprise / Mes Paramètres / Gérer mes modèles de mails :
Plusieurs modèles « standard » sont proposés par défaut dans l’application. Vous pouvez les utiliser tel quel, ou bien modifier ces modèles à votre guise, ou encore en créer différents.
Vous pourriez par exemple pour un client en particulier vouloir un modèle différent parce que vous tutoyez ce dernier et voulez utiliser son prénom, tout est possible !
Pour personnaliser votre modèle, vous pouvez taper le texte que vous voulez et y intégrer des variables dynamiques. Ces petits noms de code permettront d’intégrer automatiquement les valeurs de la facture au moment de l’envoi du mail. Si tout est bien paramétré, vous n’aurez vraiment rien à modifier lors de l’envoi.
Pour utiliser les variables dynamiques, vous pouvez soit cliquer dessus (elles s’ajouteront à l’endroit où est votre curseur), soit les écrire à la main.
