Bien suivre les dépenses de l’entreprise est important, même pour des auto-entrepreneurs. En fait, c’est même obligatoire dans certains domaines !
Pour ceux qui ont lu mon article avant le 11/11 j’avais noté en me basant sur URSSAF Auto-entrepreneurs que c’est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, mais en fait l’URSSAF n’a pas mis à jour ses sources… Selon l’article L123-28 du code du commerce (ça fait quand même depuis 2008), les auto-entrepreneurs sont concernés seulement dans les conditions suivantes :
- Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées
- Fournisseur de prestations d’hébergement
Bon pour ne rien vous cacher, ce n’est peut-être pas obligatoire pour tout le monde, mais c’est quand même fortement conseillé de tenir un registre des dépenses, et si possible de conserver les justificatifs. Si par exemple vous devez passer en régime TVA, vous serez bien contents d’avoir de la TVA déductible sur vos factures d’achats !
Alors oui d’accord on a compris que c’est important, mais vous vous demandez sans doute : à quoi ça sert de suivre nos dépenses vu qu’on ne peut pas déduire nos frais en tant qu’auto-entrepreneurs ? On déclare les recettes à l’URSSAF mais on ne nous demande pas de déclarer nos dépenses…
En fait ce suivi est très important puisqu’il permettra de pouvoir calculer la rentabilité : si on a beaucoup de frais sur une facture et que la somme des charges sociales et des frais excède le taux d’abattement de l’administration fiscale, alors il faudra peut-être revoir les prix pratiqués avec ce client, ce n’est pas très rentable…
Tout ça pourrait paraître compliqué à suivre, mais heureusement le logiciel en ligne pour auto-entrepreneurs Easyme permet de pouvoir gérer simplement tout ceci.
- Date : renseigner celle où la dépense a pris effet. Petit rappel : les auto-entrepreneurs ont une comptabilité de trésorerie, ce qui signifie que la comptabilité se fait par rapport à la banque. Les dépenses sont donc à enregistrer au jour où le paiement est réellement fait (ou quand ça passe en banque).
- Description : renseigner le libellé qui vous parlera le mieux
- IK Toulouse / Paris
- REPAS Mc Donald’s
- MATMUT RC Pro …
- Facture concernée :
- Aucune, c’est pour les frais généraux : indiquer ça quand on ne peut pas affecter la dépense à une facture en particulier (exemple : RC Pro, abonnements logiciels, achat de matériel, abonnement Zoom…)
- [Numéro de facture] : affecter des frais à une facture en particulier permettra de mieux suivre le bénéfice final sur une facture, de calculer la rentabilité d’un client.
- Frais kilométriques
- Distance parcourue : indiquer le nombre de kilomètres effectués pour le client sur une facture
- Taux €/km : renseignable dans Mon Entreprise / Mes Paramètres / Paramètres généraux, il peut également être modifié ici. Pour information le barême de l’état est autour des 35 à 40 centimes du kilomètres. (Exemple : pour ma voiture super performante et économique qui roule à l’éthanol, les frais réels sont très exactement de 18 centimes du kilomètre.)
- Frais non kilométriques : renseigner le montant des autres dépenses telles que les frais de restaurant, d’assurance, de matériel, de péages, de comptable etc.
- Classement de la dépense : Permet d’effectuer des statistiques
- Catégorie de la dépense : choisir la catégorie qui correspond le mieux à la dépense
- Lien avec l’activité de formation : si le module Formateurs est activé (dans Mon Entreprise / Mes Paramètres / Paramètres généraux), il est très important de renseigner cette case (voir détails ici) afin qu’Easyme puisse faire les calculs nécessaires, et qu’on n’ait plus qu’à recopier ce qu’il nous dit quand on fait la déclaration à la DREETS ! Voir la question Qu’est-ce que le bilan pédagogique et financier (BPF) ?