Imaginez cette situation (presque) improbable : vous avez édité une facture (vous l’avez peut-être même déjà envoyée au client), et là vous vous rendez compte qu’il y a une erreur… Une petite faute d’orthographe s’est glissée, l’adresse du client n’est pas la bonne, ou bien le montant facturé n’est pas ce qui a été convenu plus récemment avec le client.
Mais c’est une catastrophe !! Vous ne l’avez pas encore envoyée au client, mais vous avez déjà validé l’édition de la facture ! Et comme vous utilisez un bon logiciel (un qui est conforme à la législation, au hasard je dirai EasyME), vous ne pouvez pas modifier la facture !
Comment faire ? Comment rectifier l’émission d’une facture erronée ?
Voici la règle :
Les factures qui ont été émises ne peuvent pas être supprimées. Ainsi en cas d’erreur sur une facture, il n’est pas possible de la supprimer pour la remplacer par une facture corrigée. Il ne doit pas y avoir de « trou » dans la numérotation des factures.
Tout savoir sur la facturation > Comment annuler ou rectifier une facture ?
En France il est donc interdit de supprimer une facture, parce que l’administration fiscale a besoin de vérifier la bonne continuité de votre numérotation de facturation. Un trou dans la numérotation constitue en effet une infraction fiscale.
La première méthode consiste à créer une facture d’avoir pour annuler la première facture, puis une nouvelle facture avec les bons montants ou les bonnes descriptions.
La nouvelle facture établie en remplacement de la précédente doit « faire référence à la facture annulée et mentionner l’annulation de la facture initiale ».
En gros on pourra créer un avoir où on écrira « Annule la facture n°xxx » et dans la nouvelle facture rectificative « Remplace la facture n°xxx », sans oublier les mentions obligatoires habituelles bien sûr.
Exemple : j’ai créé la facture n°2023-0020 pour 5 000 € au lieu de 4 000 €, il me faut donc créer la facture d’avoir n°2023-0021 pour – 5 000 € afin d’annuler la première, puis créer la facture 2023-0022 avec cette fois le bon montant de 4 000 €.
Lorsqu’il s’agit uniquement de changer des montants, la deuxième méthode peut s’avérer intéressante : créer une facture rectificative avec la différence de montant.
Dans cette deuxième facture (ou facture d’avoir) on mentionnera la facture initiale pour y faire référence, ainsi que les mentions légales habituelles.
Exemple (basé sur celui de la méthode précédente) : j’ai créé la facture n°2023-0020 pour 5 000 € au lieu de 4 000 €, il me faut donc créer la facture d’avoir n°2023-0021 pour – 1 000 € afin que le solde des deux factures soit bien de 4 000 €.
Si on n'a pas encore envoyé la facture au client
Si vous n’avez pas encore envoyé la facture au client, alors c’est simple vous n’avez pas besoin de lui envoyer tous les documents, mais uniquement la facture finale vue plus haut dans la première méthode.
Si le client n'a pas encore effectué son règlement
Si vous aviez déjà envoyé la facture initiale au client et qu’il ne l’a pas encore réglée, il faudra alors communiquer avec lui pour l’informer des changements (si vous ne l’aviez pas encore fait). Vous pourrez ensuite lui envoyer la ou les factures émise(s) ensuite, et il pourra régler le solde.
Si le client a déjà réglé la première facture
Si le client a déjà réglé la facture initiale, après avoir discuté avec lui il faudra soit lui rembourser la différence soit lui demander de régler le solde avec la facture suivante.
Si le client a payé le montant rectifié
Si le client a déjà réglé le solde, alors tout est correct ! Il faut lui envoyer toutes les factures liées à ce paiement, et il ne restera plus qu’à rapprocher le tout.
Sur la facture « à reprendre » (la facture initiale) vous pouvez cliquer sur « Annuler la facture » → ça va créer un avoir correspondant strictement à la facture (ça ne pourra pas être modifié, ça fera la même chose mais en négatif).
Sur la facture « à reprendre » vous pouvez cliquer sur « Dupliquer » → ça va copier la facture telle quelle comme un brouillon de facture, et là vous pourrez modifier la date, la description ou le montant, pour faire une nouvelle facture.
- Tout savoir sur la facturation > Comment annuler ou rectifier une facture ?
- La facture rectificative ou comment modifier une facture émise ?
- Modifier une facture : tout ce qu’il faut savoir (Legalstart)
- Comment modifier une facture légalement ? (Sumup)