Quand on est formateur, on doit remplir chaque année un bilan pédagogique et financier. Ce document permet de rendre compte de nos activités liées aux formations (chiffre d’affaire, frais liés, prorata de l’activité liée à la formation par rapport au CA total, nombre de stagiaires formés, nombre d’heures de formation…).
Tout prestataire de formation, qui exerce à titre principal ou accessoire, doit adresser une déclaration d’activité au Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de sa région (DEETS en Outre-Mer).
Source : Qui est tenu à la déclaration d’activité ?
Si vous réalisez des prestations de formation professionnelle, vous devez déposer une déclaration d’activité au service régional de contrôle de la Dreets (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (ex-Direccte)). Vous devez aussi transmettre tous les ans un bilan pédagogique et financier. La déclaration d’activité vous permet de bénéficier d’une exonération de TVA (Taxe sur la valeur ajoutée du fait de votre activité de formation professionnelle).
Source : Déclaration d’activité des formateurs ou organismes de formation
Le site MAF propose un petit guide assez complet pour vous aider dans les démarches administratives.
Le logiciel de gestion en ligne Easyme a été préparé pour vous accompagner dans vos démarches administratives.
Si vous intervenez pour un organisme de formation tiers, Easyme est fait pour vous !
Si tout est rempli au fur et à mesure lorsque vous établissez vos factures et renseignez vos dépenses, alors le BPF sera très simple à remplir !
Si vous n’avez pas encore de compte EasyME, ce n’est pas grave ! Vous pouvez en demander un via le formulaire de contact.
Pour faire le point sur le BPF, on peut aller dans Mon Entreprise / Liste des formations pour consulter la liste des formations renseignées sur l’année (qu’on sélectionne avec les petites flèches).
La capture écran ci-dessous vient d’un compte fictif, mais ça donne ça par exemple :
Il faut d’abord activer l’option « module formateur » dans les paramètres.
Ensuite, renseigner la ligne que l’on va facturer. Pour ça, 2 méthodes sont possibles :
- Dans Mon Activité / Je travaille, ajouter une ligne qu’on pourra ensuite facturer. Indiquer ensuite le client (il doit avoir été ajouté au préalable à la liste clients) et le code article (s’il est déjà dans la liste d’articles l’auto-saisie est pratique, sinon on peut ajouter ces infos manuellement). Remplir le prix unitaire, la quantité etc.
- Dans Mon Activité / Je facture, préparer une nouvelle facture (ou reprendre une existante dont on n’a pas encore créé la formation).
Une fois la ligne créée, un petit logo apparaît à droite : 
Cliquer dessus pour Ajouter une action de formation à cette ligne de facture et renseigner ainsi tout ce qu’il faut.
Par défaut, le premier cadre « Informations de la ligne » reprend ce qui a été renseigné sur la ligne de facturation. Les autres champs sont renseignés par défaut, et ça ressemble à ça :
Voici les explications pour renseigner chaque champ :
- Informations de la ligne : Ici sont reprises les informations mentionnées sur la ligne de la facture.
- Formation associée : Indiquer ici s’il s’agit d’une nouvelle formation, ou d’une qui existe déjà (Exemple : je donne une formation coiffure à différentes personnes issues d’entreprises différentes → une formation, mais plusieurs factures à faire).
- Nombre d’heures dispensées : Durée totale (en heures du coup) de la formation,
- Nombre de stagiaires : Nombre de stagiaires présents lors de la formation (pour ce client),
- Type des stagiaires : Ce cadre vise à connaître l’objectif général des prestations dispensées par l’organisme.
- Si tu as renseigné dans la case suivante Sous-traitance pour OF, alors renseigner ici « Non comptabilisé – Sous-traitance ».
- Voir sur le site Mon Activité de Formation (MAF) la notice pour remplir le BPF, dans la partie « Cadre F – 1. (page 2) – Type de stagiaires de l’organisme »).
- Origine des produits (qui paye ?) : Ce cadre vise à connaître le public qui bénéficie des actions de formation.
- Si le client était un organisme de formation choisir « Sous-traitance pour OF »
- Voir sur le site Mon Activité de Formation (MAF) la notice pour remplir le BPF, dans la partie « Cadre C (page 1) – Bilan financier hors taxes : origine des produits ».
- Compter les stagiaires : Sur le BPF il faudra indiquer le nombre total de gens formés sur l’année, et non le nombre cumulé.
- Si on forme des personnes différentes à chaque formation, il faudra cliquer sur « Compter les stagiaires ».
- Si on donne des cours particuliers de manière récurrente aux mêmes personnes, il faudra alors décocher cette case pour ne pas les compter plusieurs fois.
- Oui, en créer une ! : Cliquer ici pour valider la création de la formation sur cette facture.
- En fait non. : Cliquer ici si finalement il n’y a pas besoin de créer de formation.
Lorsque vous renseignez vos frais sur Easyme, il faudra se poser la question suivante : est-ce que cette dépense est directement liée ou non à mon activité de formation ?
Dans la partie « Lien avec l’activité de formation » de la saisie d’une dépense, il y a 3 possibilités :
- Pour l’entreprise en général : il s’agira par exemple de la facture de cartes de visites, des frais de comptabilité, ou d’autres dépenses qui ne concernent pas une activité en particulier.
- Exclusivement pour la formation : ça pourrait être les frais de RC couvrant uniquement les formations, ou bien les frais de déplacements (IK, péages, restaurant) concernant une formation spécifique.
- Hors formation : si vous avez une activité en plus de la formation et que vous avez des frais liés à cette autre activité (exemple si vous allez au marché vendre des patates : les frais de déplacement jusqu’au marché, et l’achat des patates avant revente)
Merci pour ces informations très utiles !!!